Vezseny u. 4-6./B. ép. 1. em. 5 a
Hivható nyitvatartási időben
Irodánk nyitva tartása
Vezseny u. 4-6./B. ép. 1. em. 5 a
Hivható nyitvatartási időben
Irodánk nyitva tartása
Fejfájást okoz a pénzügyi adminisztráció?
Munkaerőhiánnyal küzdesz?
Ismered az adminisztrációs folyamatok automatizálásának lehetőségét?
A cikkben levezetem a folyamatok automatizálásának kihatásait vállalkozásodra.
Szerintem meggyőző lesz.
Megmutatom, hogy miért éri meg automatizálnod a folyamatokat és milyen egyszerű lépésekkel kezdhetsz hozzá.
Tudtad? Az adminisztrátor is hiányszakma.
Ráadásul sokkal többe kerül annál, mint amit egy vállalkozás ki szeretne fizetni ezekre a munkákra.
A Profession.hu állásajánlatai között az adminisztrátori állások az élmezőnyben végeztek. A cikk elkészítésekor az aktív álláshirdetésük 14 %-a (11483db-ból 1628 db) adminisztrációs állás.
A pénzügyi adminisztráció területén fogom bemutatni, hogy mennyiszer kell adminisztrálunk egy számlát. Hidd el, automatizálva sokkal egyszerűbb – és költséghatékonyabb!
I. Számlázás és kézbesítés
II. A vevői számlák kifizetésének és a pénzek beérkeztetésének nyilvántartása
III. Anyag összekészítése a könyvelés felé
IV. A könyvelés a kimenő számlákat felviszi a rendszerébe, hogy meg tudja állapítani az általános forgalmi adó összegét, társasági adót és egyéb szükséges információkat a vállalkozásnak.
V. A könyvelés a kimenő számlákat párosítja a banki kifizetésekkel.
A könyvelő a kimenő utalásos, bankkártyás vásárlások és utánvételes számlákat kézzel párosítja össze a banki rendszerből nyert kiegyenlítések adataival. A számlázási rendszerben már egyszer automatikusan fizetettre állított számláit a könyvelők többsége még manuálisan párosítja össze a banki adatokkal. Már itt is megjelentek a digitális megoldások, ezeket pillanatnyilag a piac 5 %-a használja. Ugyanígy, az átutalásos számlákat és az utánvétes számlákat is manuálisan párosítják össze, pedig itt is van megoldás az automatizált párosításra.
Ebben az esetben a bankból exportált fájlban foglalt adatokat olvassa be a rendszer és párosítja a könyvelésben szereplő adatokkal. Itt a párosítás eredményessége függ a vevők utalási fegyelemétől és módszertől.
Ha vevő a banki utalása során a közleményben pontosan feltünteti a számla, díjbekérő számát, esetleg egyéb azonosító adatait és a pontos összeget utalja, akkor az elektronizált kiegyenlítés megoldható és az emberi munkaerő a kiváltható.
Ha bankkártyás fizetés történik és a vevői adatok megegyeznek a bankszámla tulajdonosának az adataival, és a banki adatokban az ügyelet azonosítói megtalálhatóak, akkor az elektronizált kiegyenlítés megoldható és az emberi munkaerő kiváltható.
Ha az utánvétes kifizetések összegeit utaló fuvarozó cég által megküldött listából az adott ügylet az azonosító számok alapján pontosan beazonosítható, akkor az elektronizált kiegyenlítés megoldható és az emberi munkaerő kiváltható.
Amennyiben a banki adatokban a
akkor csak kézi párosítással oldható meg a számla és a banki utalási adatok párosítása.
VI. A könyvelő nyitott vevői listát készít annak érdekében, hogy valóban jól kerültek-e fel a számlázási, banki és egyéb adatok a könyvelési rendszerbe. Így pontosan látható ki tartozik a vállalkozásnak, illetve az is ha esetleg hiba csúszott az adminisztrációs és könyvelési folyamatainkba.
VI. A könyvelő nyitott vevői listát készít annak érdekében, hogy valóban jól kerültek-e fel a számlázási, banki és egyéb adatok a könyvelési rendszerbe. Így pontosan látható ki tartozik a vállalkozásnak, illetve az is ha esetleg hiba csúszott az adminisztrációs és könyvelési folyamatainkba.
A fenti folyamat alapján dupla adatrögzítés történik: egyszer számlázáskor kerülnek rögzítésre az adatok a számlázó rendszerben, másodszor pedig a könyvelési rendszerben.
A második adatrögzítés elektronizáltható. Ha már rendelkezünk a kimenő számlákra vonatkozó elektronikus adat állománnyal, akkor onnantól kezdve minden további kézi adatrögzítés (és annak költségei) idő és pénzpazarlást jelent a vállalkozás számára.
Az adminisztrációra fordított idő csökkentése még a könyvelési díj megállapításánál is jelentős módosító tényező lehet.
Számos könyvelőiroda kérdezi meg egy árajánlat készítése előtt a kimenő számlák mennyiségét és azok technikai kibocsájtásának formáját. Azt, hogy az adatok elérhetőek-e Excelben vagy milyen elektronizált formában exportálhatóak-e a számlázási rendszerből?
Hidd el más árajánlatot fogsz kapni, ha azt mondod, csak nyomtatva állnak rendelkezésre a kimenő számlák, vagy ha azt mondod, hogy van exportálási lehetőség a számlázó rendszeredből.
A számla pénzügyi kiegyenlítése is duplán történik: egyszer a számlázási rendszerben, másodjára pedig a könyvelési rendszerben. Ha a könyvelés automatizálni tudja a banki kiegyenlítések feldolgozását, akkor sokkal gyorsabban kapunk vissza adatokat a cég kintlévőségeiről.
Amennyiben az utalásban a számlára vonatkozó adatok
akkor csak kézi párosítással oldható meg a számla és a banki utalási adatok párosítása.
A fenti folyamatoknál van olyan számla, aminek az adatai háromszor is rögzítésre kerülhetnek!
A rendszerek átvilágításával és átalakításával jelentősen csökkenthető az adminisztrációra fordítandó idő ráfordítás és ennek következtében jelentős költségmegtakarítás érhető el már rövid távon is.
Az adminisztrációs folyamatok időráfordításainak és költségeinek csökkentése érdekében olyan rendszereket érdemes használni, ami alkalmas az automatizálásra. Ennek érdekében
Nem titkolható el az, hogy a fentiek szerinti átvilágítás és rendszer átalakítás-kialakítás a kezdetben sok időt, figyelmet, esetleg anyagi ráfordítást is igényel tőled. A befektetett időd és a ráfordított pénz azonban már pár hónap alatt bőségesen megterül az adminisztrációs költségek csökkentése révén.
Az átvilágítás ás átalakítás eredményei a következők lesznek
Gyorsabb és hatékonyabb pénzügyi adminisztrációt kívánok neked!
Mindenképpen érdemes megvizsgálni jelenlegi rendszered hatékonyságát, mivel ezáltál rengeteg időt veszthetsz, ha nem a céged számár leghatékonyabb szoftvereket használod!
Szia, Kránicz Dániel vagyok, A Qualitas System Kft. vezető könyvelője. Hitvallásunk, ha egyszer már keletkezett elektronikus adat, akkor azt már digitálisan kell feldolgozni, ezáltál egy gyorsabb és hatékonyabb könyvelési folyamat tud létre jönni, ami által a cégvezetés számára előbb tudunk információkat szolgáltatni.
Akkor ne habozz tedd fel itt:
Csatlakozz most Facebook közösségünkhöz, mert itt osztjuk meg a legújabb cikkeket,csak kattints a “Tetszik az oldal” gombra
A kitöltés során nem kérjük az e-mail címedet és semmi személyes adatot rólad, így a teszt kitöltése teljesen anonim.
Így viszont a kitöltés után a rögtön a válaszod magyarázatait is látni fogod.
A teszt kitöltése után az alábbi kérdésekre adott válaszok a könyvelői piacon fennálló kockázatok megismerését és kockázatok kivédését mutatják be. A kérdésekre adott magyarázatokat e-mailben küldjük meg.